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人事档案制度

关于印发《华南农业大学设备文件材料归档管理规定》的通知

2015年05月04日
浏览量:229 编辑:管理员


   




关于印发《华南农业大学设备文件材料归档管理规定》的通知01
 



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     华南农业大学文件
    华南农办〔2013〕107号
    
    
    
    关于印发《华南农业大学
    设备文件材料归档管理规定》的通知
    
    各学院、部处、各单位:
      《华南农业大学设备文件材料归档管理规定》已经校长批准,现予印发,请遵照执行。
    
    
    
                                         华南农业大学
                                       2013年11月17日
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
  公开方式:主动公开
     华南农业大学校长办公室         2013年11月21日印发
              
    华南农业大学设备文件材料归档管理规定
    
    
    第一章  总  则
    
       第一条  为加强我校设备档案的管理,明确设备文件材料收集、整理、归档等工作的责任,根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案案卷构成的一般要 求》(GB/T11822-2000)、《高等学校档案管理办法》(教育部第27号令),结合我校的具体情况,制定本规定。
      第二条  本规定所称设备文件材料,是指学校在设备管理活动过程中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同形式文件材料的总称。
      第三条  设备文件材料归档工作是设备管理的重要组成部分,是设备管理工作的重要环节。学校设备管理部门,包括设备处、采购招标中心,应将设备文件材料的归档工作与设备的项目计划、招投标、验收、使用等管理紧密结合,同步管理。
    
    第二章  部门立卷归档职责
    
      第四条  设备管理部门立卷归档的职责
       设备管理部门应将归档工作列入工作计划和议事日程,制定有效措施控制设备管理文件材料的形成与归档,应明确1位负责人分管归档管理,设1名至3名兼职档 案管理人员,负责相关文件材料的收集、积累、整理和归档工作。设备管理部门在下达设备管理工作时,同时下达归档任务,确保设备文件材料的齐全完整、真实有 效。归档工作应作为对兼职档案管理人员进行考核的内容之一。
      第五条  档案馆归档管理的职责
      档案馆应指定专人负责设备文件材料的收集、整理工作的监督指导。做好设备文件材料的验收审查、归档接收、目录整理、系统管理,以及后续管理工作。积极配合设备管理部门做好归档的验收工作,对验收不合格的材料,提出改进要求,限期解决。
    
    第三章  归档范围
    
      第六条  设备管理部门兼职档案管理员,应按以下归档范围进行收集整理,检查文件材料是否齐全完整:
      (一)大型设备类文件材料(分类号SB21)
      设备价值在10万元以上的全套随机技术文件以及在采购、验收、接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
      1、设备装箱单、双方签字移交单、保修单、说明书等全套随机材料(随机保存);
      2、10万元以上仪器设备汇总表(见附件7)。 
      (二)招投标设备类文件材料(分类号ZTBSB)
      1、 政府采购类文件材料:
      (1)用户申购表;
      (2)政府采购申报表;
      (3)招标文件确认函;
      (4)招标文件;
      (5)招标文件澄清、补充函;
      (6)开标评标表格及评标报告(装订成册);
      (7)开标结果确认函;
      (8)开标结果通知;
      (9)中标单位投标文件;
      (10)采购合同;
      (11)项目验收申请及验收报告(含开箱、安装、调试记录等);
      (12)其他相关材料(如:大型仪器论证材料、质疑答复、投诉处理及索赔材料等)。
      2、校内采购类文件材料:
      (1)用户申购表;
      (2)招标文件阅处单及附件;
      (3)招标文件;
      (4)招标文件发放签收表;
      (5)招标文件澄清、补充函;
      (6)开标评标表格及记录(含投标文件递交签收、评委签名);
      (7)中标单位投标文件;
      (8)采购合同;
      (9)项目验收申请及验收报告;
      (10)其他相关材料。
      (三)协议采购类文件材料(分类号SB00)
      1、用户申购表;
      2、采购合同;
      3、项目验收申请及验收报告;
      4、其他相关材料。
      (四)有关说明:
      1、设备类以外的货物(如家具、图书、软件、被服、装备、用具等)的采购类文件材料,按设备采购类归档。
      2、招投标采购方式以外的其他采购方式(如单一来源、竞争性谈判、询价等方式)的项目,可参照招投标采购文件归档。
      3、招投标类文件中涉及工程、服务类等非设备类文件材料,能分开的,按相应的类别归档;不能分开的,随设备类归档。
    
    第四章 归档文件质量审核
    
      第七条  设备管理部门兼职档案管理人员,应按以下要求进行归档文件形成质量进行审核:
      (一)归档文件材料应确保齐全完整,如有缺漏材料的情况应做说明。
      (二)归档文件应是原件,一般情况下复印件、传真件不能归档。特殊情况可以复印件归档,但要在复印件上加盖公章,并注明此件与原件相符。
      (三)归档文件上应有责任方在文件指定位置上的签署意见、签名、盖章、日期。
      (四)归档文件材料应耐久、易读。应使用黑色墨水,不得使用普通圆珠笔、各色铅笔、红色和纯蓝墨水等易褪色的材料。
    
    第五章  归档文件整理要求
    
      第八条 设备管理部门兼职档案管理人员应在档案馆的指导下,按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2000及本规定的要求,进行文件材料的规范化整理工作。
      (一)分类组卷
      按大型设备文件材料和招投标文件材料进行分类,以项目为单位分别进行日常登记、积累、组卷工作,到档案馆领取统一的案卷盒,材料要及时放入卷盒,按类积累保存。
      (二)卷内文件排列
       兼职档案管理人员,应遵循文件材料的形成规律,做好归档文件的组卷工作,保持案卷内文件材料的系统联系,便于档案的保管和利用。卷内文件按问题、时间或 重要程度排列。卷内文件目录的制作,请按照相应的附件格式,从设备管理系统中自动生成,放在每个项目材料的前面。
      (三)文件材料鉴定
      设备文件的鉴定,应按照设备的价值分为10万元以上、一般设备,对文件的完整性、准确性、密级、保管期限等进行审查。保管期限按重大、重要和一般定为永久、长期、短期。
      (四)移交目录编制
      兼职档案管理人员应认真做好各类文件材料《移交(接收)表》(EXCEL)的录入,各类移交接收表格式见附件,对归档材料的齐全完整、质量等情况,对不符合质量要求的情况,应在“备注“栏做好记录。
      (五)案卷装订
      设备项目材料应按案卷进行整理,除去普通的书钉,用不锈钢钉进行装订,不可损坏文件材料,保持文件的原貌,做到整齐美观,方便利用。
      (六)电子文件整理
      设备文件材料中凡有电子版文件的,应与纸质材料一同归档,电子文件的存储格式应按照《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)的规定执行,并刻录成光盘一式3份,与纸质文件一同向档案馆移交。
      说明:由部门向档案馆移交的材料,案卷盒背脊标签、档号、备考表的填写和制作;目录数据的系统整理、档案目录的制作、归档数据的审核统计等由档案馆完成。
    
    第六章  归档时间
    
      第九条  当年办理完毕的设备文件材料,包括采购、验收、接收、使用、维修等文件材料,应在次年的6月份之前,向档案馆移交归档。归档前应认真做好实体和目录的核对等移交准备工作,并提前3天向档案馆预约归档。
    
    第七章  移交接收
    
      第十条  设备管理部门应做好与相关单位和档案馆的移交接收工作。
      (一)设备管理部门与相关单位的移交接收
      1、设备管理部门应做好相关单位设备文件材料归档的指导和监督工作。
      2、设备管理部门向归档人接收材料时,应对文件的完整、真实、准确情况,以及案卷、文件整理的质量进行审核验收,双方在交接单上签字,办理登记手续。
      (二)设备管理部门与档案馆的移交接收
      1、设备管理部门应按照归档时间的要求,及时将整理完毕的材料向档案馆归档。
      2、兼职档案管理人员归档前,应提前3天将《移交(接收)表》(EXCEL版见附件)发至档案馆。
      第十一条  档案馆归档审查及验收
      档案馆应在设备管理部门移交材料之前,参与归档材料的验收工作,并根据设备管理部门提交的《移交(接收)表》认真核对归档情况,经验收合格后,方可办理移交接收手续。移交清单上需有相关部门负责人审核签名、移交人和接收人签名。
    
    第八章   附  则
    
      第十二条  本规定由档案馆负责解释。
      第十三条  本规定自发布之日起执行。
    
      附件:1、10万元以上设备文件材料移交(接收)表
            2、政府采购项目材料移交(接收)表
            3、协议采购材料移交(接收)表
            4、校内自行招标项目卷内目录
            5、政府采购项目卷内目录
            6、校内委托采购项目卷内目录
            7、10万元以上仪器设备汇总表

华南农业大学档案馆

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